Administración de comunidades: lo que realmente necesita un buen servicio en 2025

Administrar una comunidad de vecinos ya no es lo que era hace diez años. Las nuevas normativas, la digitalización y las expectativas más altas de los propietarios han cambiado completamente el panorama. Hoy en día, un administrador que se limite a cobrar cuotas y convocar juntas se queda corto. Desde Finques Company, tras años trabajando en distintas provincias catalanas, hemos visto de primera mano qué es lo que realmente funciona.

 

Las tareas básicas siguen siendo importantes, pero ya no bastan

Por supuesto, hay cosas que siempre han sido fundamentales y lo siguen siendo:

• La gestión económica tiene que estar impecable. Esto significa presupuestos realistas, control riguroso de gastos y, sobre todo, cuentas claras que cualquier vecino pueda entender. No vale con presentar un Excel lleno de números incomprensibles.
• Las juntas de propietarios requieren más organización que nunca. Hay que preparar bien las convocatorias, redactar actas que reflejen realmente lo que se acordó y, después, hacer seguimiento para que las decisiones se cumplan.
• El mantenimiento del edificio no puede dejarse al azar. Contratar servicios, supervisar obras, negociar con proveedores... Todo esto requiere dedicación y conocimiento del sector.
• Y luego está el tema legal, que cada vez es más complejo. La Ley de Propiedad Horizontal se actualiza, aparecen nuevas normativas y hay que estar al día para evitar problemas.

En Finques Company siempre hemos apostado por la transparencia económica. Creemos que los propietarios tienen derecho a entender exactamente en qué se gasta su dinero.

 

La comunicación ha cambiado por completo

Antes bastaba con poner un cartel en el portal. Ahora los vecinos esperan poder contactar por WhatsApp, consultar documentos online o recibir notificaciones inmediatas cuando hay una incidencia.

Un administrador moderno tiene que estar disponible por varios canales: teléfono para urgencias, email para consultas formales y plataformas digitales para el día a día. Los propietarios quieren acceder a las actas de las juntas, revisar los balances o consultar el estado de una reparación cuando les convenga, no cuando esté abierta la oficina.

También es importante informar de forma proactiva. Si hay obras en la calle que van a afectar al acceso, si cambia alguna normativa que les concierne o si surge cualquier incidencia, los vecinos agradecen saberlo cuanto antes.

 

El mantenimiento preventivo marca la diferencia

Hay administradores que solo actúan cuando algo se rompe. Error. Un buen profesional se anticipa a los problemas, y esto se nota mucho en la cuenta de resultados.

Las revisiones periódicas de ascensores, calderas e instalaciones eléctricas no son un capricho, son una inversión. Lo mismo pasa con el estado de fachadas y cubiertas, especialmente después de tormentas o episodios de viento fuerte.

Tener proveedores de confianza es clave. Nosotros trabajamos principalmente con empresas locales que conocemos desde hace años. Esto nos permite negociar mejores precios y tener respuesta rápida cuando surge una urgencia.

La planificación es fundamental. Es mejor programar una revisión del sistema de calefacción en verano que quedarse sin agua caliente en enero.

 

Los impagos requieren mano firme pero inteligente

La morosidad es uno de los dolores de cabeza más grandes para cualquier administrador. Pero hay formas más y menos efectivas de gestionarla.

Lo primero es actuar rápido. En cuanto una cuota se retrasa, hay que contactar con el propietario. Muchas veces es un olvido o un problema puntual que se puede resolver fácilmente.

Si el impago persiste, intentamos llegar a un acuerdo de pago fraccionado antes de ir por la vía judicial. Es más rápido y menos costoso para todos.

Cuando no queda más remedio que recurrir a los tribunales, en Finques Company contamos con asesoría legal especializada que nos ayuda a reducir los plazos de recuperación.

 

Los servicios adicionales ya no son opcionales

Los propietarios de 2025 esperan más que una administración básica. Quieren herramientas digitales para votar online, seguimiento en tiempo real de las incidencias, asesoramiento para aprovechar subvenciones de eficiencia energética...

La sostenibilidad es otro tema candente. Muchas comunidades nos preguntan sobre placas solares, mejoras en el aislamiento o cambios de calderas. Un buen administrador debe estar informado sobre estas opciones y saber orientar a los propietarios.

Los seguros también han evolucionado. Ya no vale contratar siempre con la misma compañía por inercia. Hay que comparar coberturas, ajustar las pólizas a las necesidades reales de cada edificio y revisar las condiciones periódicamente.

 

Por qué trabajar con profesionales experimentados

Al final, administrar una comunidad es una responsabilidad importante. Los propietarios confían en que su patrimonio esté bien cuidado y que no haya sorpresas desagradables.

En Finques Company llevamos años especializándonos en la zona de Girona y la Costa Brava. Esto nos da una ventaja importante: conocemos los proveedores locales, estamos al día de las normativas municipales específicas y entendemos las particularidades de cada zona.

Nuestra filosofía es sencilla: transparencia total en la gestión, atención personalizada para cada comunidad y uso de la tecnología para hacer la vida más fácil a los propietarios.

Una buena administración de comunidades puede marcar la diferencia entre vivir tranquilo o tener problemas constantes. Si está buscando un servicio profesional y de confianza en Girona o la Costa Brava, en Finques Company estaremos encantados de explicarle cómo podemos ayudarle, y en nuestro blog explicamos todas las ventajas de contratar a un administrador de fincas.

 

Preguntas frecuentes  (Faqs)

 

¿Es obligatorio contar con un administrador colegiado?

No es obligatorio, pero contar con un profesional colegiado aporta garantías legales y experiencia técnica. En Finques Companys podemos ofrecerle el contacto de profesionales cualificados.

 

¿Cada cuánto se deben revisar las cuentas de la comunidad?

Al menos una vez al año, aunque es recomendable revisarlas trimestralmente para mayor control. Desde Finques Company le podemos ayudar en esta tarea y en muchas más.

 

¿Qué pasa si un vecino no paga las cuotas?

El administrador debe iniciar reclamaciones amistosas y, si es necesario, procedimientos legales para recuperar la deuda.

 

¿Puede una comunidad cambiar de administrador en cualquier momento?

Sí, basta con un acuerdo en junta ordinaria o extraordinaria siguiendo los requisitos legales.